Post

Einer der traditionsreichsten Arbeitgeber, die Österreichische Post AG, hat nach 145 Jahren ihren prominenten Sitz in Wien 1010 geräumt und ist in den ehemaligen Hauptsitz der Siemens AG in Wien III - Erdberg übersiedelt. Aber nicht nur der Standort im historischen Altbau im ersten Wiener Gemeindebezirk wurde in die Lände 3 übersiedelt, sondern auch sieben weitere Standorte der Österreichischen Post AG wurden in die neue Unternehmenszentrale zusammen- gezogen.

Wichtig war im Vorfeld des Projektes eine Immobilien Lösung zu finden die auf die Bedürfnisse der Mitarbeiter an- gepasst ist. Es wurden unterschiedliche Szenarien, die sowohl die Sanierung und Zusammenlegung der bestehenden Standorte als auch die Neuanmietung bzw. Bau eines neuen Standortes, untersucht. Nach Berück- sichtigung aller Faktoren wurde die Lösung einer Neuanmietung und Zusammenlegung aller bestehenden

Wiener Bürostandorte als das Beste eingeschätzt und eine Anmietung von rund 26.000 m2 (auf 5 Jahre) durchgeführt. Eigentümer dieser in Summe 80.000 m2 Liegenschaft, ist die CA-IMMO. Bereits im Jahr 2010 wurde im Rahmen eines städtebaulichen Wettbewerbs ein neues Leitbild für das Areal definiert. Durch diese Parameter soll eine Nutz- mischung aus Wohnen, Büro, Hotel und Einzelhandel in mehreren Etappen realisiert werden.

Die Durchführung der Belegungsplanung erfolgt in Zusammenarbeit mit dem Auftraggeber Konzernimmobilien in wöchentlichen Meetings bei den betroffenen Abteilungen zur Klärung und Abarbeitung folgender Themen:

• Organisatorisches, prozesstechnisches und kommunikatives Zusammenwirken

• Evaluierung und Entwicklung der Module

• Erforderliche Flächen (in Entsprechung der Standards aus dem Raumprogramm)

• Bürostruktur und Raumformen, Zwischenwände und Türen

• Sonderflächen wie Besprechungsräume, Schulungsräume, Kommunikationszonen,...

• Stauraum- und Archivbedarf

• Der Vorteil der umgesetzten Module spiegelt sich in der Möglichkeit der ständigen Veränderung wieder. Die Module können offen oder geschlossen ausgeführt werden. Auch die Belegung kann von 4-6 Personen pro Modul jederzeit angepasst werden.

• Die Umsetzung erfolgte mit Standardmöbel und Kästen als Trennelemente zwischen den Modulen.

Das von uns durchgeführte Umzugsmanagement wurde mit Hilfe unserer Übersiedlungsplattform „CNPview“, die seitens teamgnesda entwickelt wurde, durchgeführt. Damit ist es uns bei jedem Projekt möglich, den Umzug optimal vorzubereiten und zu organisieren. Die 1.300 Mitarbeiter der Post AG haben über 8.000 mal diese Plattform besucht und somit laufend neuen Informationen über das Projekt erhalten. Durch dieses Tool konnten die zu Übersiedelnden laufend aktuellen Informationsstand zu Ihrer persönlichen Übersiedlung und deren Ablauf erfahren. Das ist immer sehr wichtig, um in allen Phasen des Projektes einen optimalen Informationsfluss zu den Mitarbeiter zu gewährleisten. Wie wichtig dieses Tool ist zeigt auch die Anzahl von über 55.000 Seitenbewegungen im Vorfeld der Übersiedlung. Über das Tool CNPview wurde aber auch die operative Abwicklung des Umzugs gestaltet und über 9500 Etiketten über das Portal erstellt und ausgedruckt. Neben unserer Umzugsplattform wurde auch das Intranet der Post als tolle Unterstützung in allen Bereichen eingesetzt.

Durch das gute Teamwork zwischen der Österreichischen Post AG und teamgnesda konnten die Umzüge in einer sehr effizienten Art und Weise an fünf Hauptumzugswochenenden durchgeführt werden.

Im Rahmen der detaillierten Belegungsplanung ist es gelungen, durch die offene, modulare Struktur des Büro- konzeptes die Kommunikation zu fördern. Generell spiegelt der neue Standort ein modernes Bürolayout wider. Die Mitarbeiter haben sich an den neuen „open space Charakter“ gewöhnt und schätzen das neue Büroumfeld mit den Vorteilen der offenen Struktur. Der Umzug wurde bei laufendem Betrieb an nur wenigen Wochen erfolgreich abgewickelt.